Quy định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Trong mọi hoạt động kinh doanh, người đại diện theo pháp luật là người chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng, đại diện công ty trước pháp luật và các bên thứ ba. Bài viết này sẽ giải thích rõ ràng về vai trò, điều kiện và thủ tục thay đổi người đại diện, giúp bạn hiểu và thực hiện đúng quy định.
Nội dung chính
1. Ai là người đại diện theo pháp luật?
Người đại diện theo pháp luật là người được công ty chính thức ghi nhận trong hồ sơ đăng ký kinh doanh, có quyền ký kết tài liệu và đại diện công ty trong mọi giao dịch.
- Doanh nghiệp TNHH: Người đại diện thường là giám đốc hoặc người được ủy quyền.
- Doanh nghiệp cổ phần: Thường là chủ tịch hội đồng quản trị hoặc thành viên hội đồng quản trị được ủy quyền.
- Doanh nghiệp hợp danh: Là thành viên quản lý được ủy quyền.
Ví dụ thực tế: Công ty TNHH “X” có giám đốc là anh Nguyễn Văn A. Anh A được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký và là người ký hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà cung cấp.
2. Trách nhiệm và quyền hạn của người đại diện
Người đại diện phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Đăng ký và bảo trì hồ sơ: Kiểm tra, cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh.
- Ký kết hợp đồng: Ký các hợp đồng, tài liệu pháp lý thay mặt công ty.
- Đại diện trước pháp luật: Tham gia tranh tụng, giải quyết vụ kiện.
- Quản lý tài chính: Chịu trách nhiệm thanh toán, khai thuế.
Người đại diện cần tuân thủ mọi quy định pháp luật và nội quy công ty.
3. Điều kiện và quy định pháp luật
Để được công nhận là người đại diện, cá nhân phải đáp ứng:
- Độ tuổi >= 18 và có năng lực hành vi dân sự.
- Không bị tịch thu tài sản, tạm giữ hoặc bị trừng phạt hình sự.
- Được ủy quyền hoặc được ghi nhận trong công văn đăng ký kinh doanh.
- Đối với doanh nghiệp cổ phần, phải được đồng ý bởi hội đồng quản trị hoặc cổ đông.
Thư ký công ty, giám đốc hoặc chủ tịch phải ký xác nhận trong văn bản pháp lý.
4. Thủ tục thay đổi người đại diện
Thay đổi người đại diện là quá trình quan trọng, cần tuân thủ các bước sau:
- Hội đồng quản trị hoặc toàn thể cổ đông họp, thông qua quyết định thay đổi.
- Chuẩn bị hồ sơ: bản sao quyết định, giấy tờ tùy thân mới, tờ khai thay đổi.
- Nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương.
- Nhận quyết định, cập nhật thông tin đăng ký, và thông báo cho các bên liên quan.
| Bước | Hoạt động | Thời gian ước tính |
|---|---|---|
| 1 | Họp và quyết định | 1-3 ngày |
| 2 | Chuẩn bị hồ sơ | 1-2 ngày |
| 3 | Nộp hồ sơ & chờ xét duyệt | 7-15 ngày |
| 4 | Cập nhật hồ sơ công ty | 1 ngày |
Ví dụ thực tế: Công ty TNHH “Y” quyết định chuyển giám đốc từ anh B vào chị C. Sau khi họp, họ nộp hồ sơ và trong 10 ngày công ty được cấp quyết định thay đổi. Khi nhận được quyết định, công ty cập nhật thông tin đăng ký và thông báo cho khách hàng.
5. Hậu quả khi không tuân thủ quy định
Không có người đại diện hợp lệ hoặc thay đổi không được đăng ký có thể gây ra:
- Thiếu quyền ký kết hợp đồng, dẫn đến hợp đồng vô hiệu.
- Pháp luật không công nhận hành động của công ty.
- Khó khăn trong việc thực hiện giao dịch, vay vốn.
- Rủi ro pháp lý, tiền phạt hoặc kiện tụng.
Vì vậy, việc duy trì hồ sơ người đại diện chính xác là vô cùng quan trọng.
Như vậy, người đại diện theo pháp luật không chỉ là người ký hợp đồng mà còn là đại diện pháp lý của công ty. Hãy luôn kiểm tra và cập nhật hồ sơ đúng thời hạn để tránh rủi ro pháp lý.
