Mẫu danh sách hội đồng quản trị và quyền thụ hưởng

Mẫu danh sách hội đồng quản trị và quyền thụ hưởng

Trong mỗi doanh nghiệp, hai danh sách quan trọng nhất mà bạn phải chuẩn bị và cập nhật thường xuyên là hội đồng quản trị và quyền thụ hưởng. Cùng tìm hiểu tại sao chúng lại quan trọng, cách lập và lưu trữ đúng quy định.

1. Hội đồng quản trị là gì?

Hội đồng quản trị là nhóm người được bổ nhiệm để điều hành công ty. Chúng là những người chịu trách nhiệm đưa ra quyết định chiến lược, giám sát hoạt động và bảo vệ lợi ích của cổ đông.

2. Quyền thụ hưởng là gì?

Quyền thụ hưởng là danh sách những cá nhân, tổ chức có quyền nhận lợi tức (ví dụ cổ tức, tài sản khi thanh lý) của công ty. Đây là cách công ty xác định ai là người có quyền hưởng lợi.

3. Tại sao cần lưu trữ hai danh sách này?

• Tuân thủ pháp luật: Các cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu công ty nộp hồ sơ đầy đủ.
• Minh bạch cho cổ đông: Người đầu tư có thể biết ai đang điều hành công ty và ai sẽ nhận lợi tức.
• Tránh rắc rối pháp lý: Khi có tranh chấp, danh sách rõ ràng giúp xác định trách nhiệm và quyền lợi.

4. Các yếu tố cần có trong danh sách hội đồng quản trị

• Tên đầy đủ của thành viên.
• Chức danh (chủ tịch, thành viên, phụ trách).
• Thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại).
• Ngày bổ nhiệm và thời hạn công việc.
• Giấy tờ chứng minh (đại học, chứng chỉ, giấy phép).

5. Các yếu tố cần có trong danh sách quyền thụ hưởng

• Tên đầy đủ của người thụ hưởng.
• Loại quan hệ (cổ đông, người thân, tổ chức).
• Phần trăm cổ phần hoặc quyền lợi cụ thể.
• Thông tin liên hệ và địa chỉ.
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.

6. Quy trình lập danh sách

1. Thu thập tài liệu cá nhân của các thành viên.
2. Điền dữ liệu vào mẫu danh sách chuẩn.
3. Đánh giá đúng tính hợp pháp (đảm bảo không có ràng buộc pháp lý ngược lại).
4. Đăng ký nộp hồ sơ tại Cục đăng ký kinh doanh.
5. Nhận thư xác nhận và lưu trữ bản sao.

7. Ví dụ thực tế

Ví dụ: Công ty TNHH “Bánh Ngọt” có 3 thành viên hội đồng quản trị:

• Ông Nguyễn Văn A – Chủ tịch, ngày bổ nhiệm 01/02/2023.
• Thị Thị B – Thành viên, ngày bổ nhiệm 01/02/2023.
• Ông Trần C – Phụ trách tài chính, ngày bổ nhiệm 01/02/2023.

Quyền thụ hưởng gồm:

• Ông Nguyễn Văn A – 40% cổ phần.
• Thị Thị B – 30% cổ phần.
• Ông Trần C – 30% cổ phần.

Danh sách này đã được cập nhật vào hồ sơ công ty và nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

8. Lưu ý khi đăng ký và cập nhật

• Luôn cập nhật kịp thời khi có thay đổi (bổ nhiệm, thôi việc, chuyển nhượng cổ phần).
• Đảm bảo độ tin cậy của thông tin bằng cách kiểm tra tài liệu gốc.
• Tránh một thời gian không cập nhật vì có thể gây rắc rối khi kiểm tra hoặc chuyển giao công ty.
• Hãy định kỳ kiểm tra hồ sơ để tránh sai sót.

9. Tổng quan nhanh

Như vậy, việc lập và cập nhật danh sách hội đồng quản trị cùng quyền thụ hưởng không chỉ giúp công ty tuân thủ pháp luật mà còn tăng tính minh bạch và tin cậy trong mắt cổ đông và đối tác. Hãy luôn chú ý cập nhật kịp thời và lưu trữ hồ sơ cẩn thận để tránh những rắc rối pháp lý không đáng có.