Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông
Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là tài liệu ghi lại mọi nội dung và quyết định được đưa ra trong cuộc họp của cổ đông. Đây là chứng cứ pháp lý quan trọng giúp công ty tuân thủ luật pháp và bảo vệ quyền lợi của cổ đông.
Nội dung chính
1. Quy định pháp luật
Trong Luật Doanh nghiệp, có những quy định cụ thể về biên bản họp:
- Điều 94: Biên bản phải ghi rõ ngày, giờ, địa điểm, danh sách cổ đông tham dự và quyết định của họ.
- Điều 95: Biên bản phải được ký tên của Chủ tịch cuộc họp và các cổ đông đại diện, đồng thời được đóng dấu công ty.
- Điều 96: Biên bản phải được lưu trữ trong vòng 5 năm và có thể được kiểm tra bởi cơ quan quản lý nhà nước.
2. Nội dung biên bản
Biên bản thường được chia thành các phần sau:
- Thông tin tổ chức: tên công ty, địa chỉ, ngày giờ, địa điểm họp.
- Danh sách cổ đông tham dự, bao gồm tên, số cổ phần, đại diện.
- Chương trình cuộc họp: các vấn đề được bàn luận và quyết định.
- Kết quả bỏ phiếu: số phiếu đồng ý, phản đối, bãi bỏ.
- Biên bản ký tên: Chủ tịch, các cổ đông đại diện, công chứng viên (nếu cần).
Ví dụ thực tế: Công ty TNHH ABC tổ chức họp ngày 10/04/2023 tại văn phòng. Biên bản ghi nhận rằng 80% cổ phần đã bỏ phiếu, quyết định tăng vốn cổ phần thêm 200 triệu đồng, và phân phối lợi nhuận 30% cho cổ đông.
3. Các trường hợp cần biên bản
Biên bản là bắt buộc khi:
- Thay đổi điều lệ công ty – bất kỳ sửa đổi nào trong điều lệ cần được ghi nhận.
- Phân phối lợi nhuận – quyết định chia cổ tức, lợi nhuận, hay chuyển khoản.
- Tăng giảm vốn cổ phần – khi có quyết định tăng, giảm, hoặc chuyển đổi vốn.
- Chuyển nhượng cổ phần – khi có giao dịch chuyển nhượng cổ phần giữa cổ đông.
4. Quy trình lập biên bản
| Bước | Hoạt động | Thời gian |
|---|---|---|
| 1 | Chuẩn bị đề xuất biên bản | 1 ngày trước cuộc họp |
| 2 | Ghi chép nội dung trong cuộc họp | Trong suốt cuộc họp |
| 3 | Kiểm tra, chỉnh sửa, ký tên, đóng dấu | Ngay sau cuộc họp |
| 4 | Lưu trữ và nộp hồ sơ (nếu cần) | Trong 3 ngày |
5. Lưu ý khi lập biên bản
- Đầy đủ thông tin – không bỏ sót ngày, giờ, địa điểm, số cổ phần.
- Chính xác số phiếu – ghi rõ số phiếu đồng ý, phản đối, bãi bỏ.
- Ký tên chính xác – Chủ tịch, các cổ đông đại diện phải ký tên và đóng dấu.
- Kiểm tra lại – Trước khi ký, người ghi biên bản nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung.
Biên bản họp đại hội đồng cổ đông không chỉ là giấy tờ mà còn là bằng chứng minh chứng cho quyết định của công ty. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc lập biên bản, hãy tham khảo ý kiến của luật sư chuyên về doanh nghiệp để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng quy định.
