Mẫu quyết định của hội đồng thành viên
Trong công ty hợp danh và công ty TNHH 2 thành viên trở lên, hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất. Khi công ty cần thay đổi quy mô, đầu tư, bán tài sản hay điều chỉnh nội quy, quyết định của hội đồng sẽ là “điểm dừng” cuối cùng. Dưới đây mình sẽ giải thích cách thức hoạt động, mẫu quyết định và ví dụ thực tế, giúp bạn hiểu rõ hơn và áp dụng ngay.
Nội dung chính
1. Khi nào hội đồng thành viên phải quyết định?
Hội đồng thành viên quyết định khi:
- Thay đổi vốn điều lệ (tăng hoặc giảm vốn góp của thành viên)
- Thay đổi tên, địa chỉ, mục đích kinh doanh của công ty
- Chuyển nhượng cổ phần hoặc thành phần góp cho bên thứ ba
- Định hướng chiến lược lớn (mở rộng thị trường, mua lại doanh nghiệp khác)
- Đưa ra quyết định tài chính quan trọng (khi vay vốn, ký hợp đồng lớn)
2. Cách thức thực hiện quyết định
Quyết định thường được thực hiện theo quy trình sau:
- Chuẩn bị đề xuất: thành viên hoặc ban giám đốc nộp đề xuất vào hội đồng.
- Thảo luận và phân tích: hội đồng xem xét, đặt câu hỏi và đưa ra đề xuất thay thế.
- Bỏ phiếu: mỗi thành viên có quyền bỏ phiếu theo tỉ lệ cổ phần. Quyết định có thể yêu cầu đa số 2/3 hoặc toàn cử tri tùy quy định nội quy.
- Ghi nhận quyết định: quyết định được ghi vào biên bản, ký tên và lưu trữ.
- Thông báo và thực hiện: thông báo cho các bên liên quan và thực hiện hành động theo quyết định.
3. Mẫu quyết định của hội đồng thành viên
Dưới đây là mẫu cơ bản, bạn có thể điều chỉnh theo quy định nội bộ.
| Ngày quyết định | DD/MM/YYYY |
|---|---|
| Tên hội đồng thành viên | Hội đồng thành viên công ty TNHH XYZ |
| Đối tượng quyết định | Thay đổi vốn điều lệ |
| Nội dung quyết định | 1. Tăng vốn góp của thành viên A từ 10 triệu VND lên 20 triệu VND. 2. Phân bổ thêm 5% cổ phần cho thành viên B. |
| Ký tên | ——————— Thành viên A |
| ——————— Thành viên B |
4. Thủ tục đăng ký và lưu trữ
Sau khi quyết định được ký, bạn cần:
- Đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh nếu quyết định ảnh hưởng đến giấy phép kinh doanh (tên, địa chỉ, vốn). Thời gian xử lý thường 1–2 tuần.
- Lưu trữ biên bản quyết định trong hồ sơ công ty, bảo quản ít nhất 10 năm.
- Thông báo cho bên liên quan (đối tác, ngân hàng, cổ đông) nếu cần.
5. Ví dụ thực tế
Ví dụ: Công ty TNHH “Sáng Tạo” muốn mở rộng quy mô sản xuất. Hội đồng thành viên quyết định tăng vốn từ 50 triệu VND lên 100 triệu VND, chia đều cho ba thành viên. Sau khi ký quyết định, công ty nộp hồ sơ tăng vốn tại Cục Đăng ký Kinh doanh, nhận giấy phép mới trong 10 ngày. Quyết định được lưu trữ trong hồ sơ và gửi bản sao cho các ngân hàng để cập nhật thông tin tài chính.
Bằng cách tuân thủ quy trình và giữ hồ sơ đầy đủ, bạn sẽ tránh được rắc rối pháp lý và đảm bảo mọi quyết định của hội đồng thành viên được thực hiện hợp pháp.
