Mẫu thư mời họp cổ đông
Bạn đang chuẩn bị tổ chức cuộc họp cổ đông? Thư mời là tài liệu quan trọng nhất để thông báo cho cổ đông biết ngày giờ, địa điểm và nội dung họ sẽ tham gia. Đọc tiếp để biết cách viết thư mời sao cho rõ ràng, hợp pháp và dễ hiểu.
Nội dung chính
1. Nội dung chính của thư mời
Thư mời cần chứa đầy đủ thông tin giúp cổ đông nắm bắt được mục tiêu và quy trình của cuộc họp.
- Thông tin công ty: tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở.
- Ngày giờ họp: ngày, giờ bắt đầu và thời gian dự kiến kết thúc.
- Địa điểm: địa chỉ cụ thể hoặc liên kết đến phòng họp ảo.
- Mục đích: những vấn đề sẽ được bàn thảo và quyết định.
- Danh sách đề xuất: các đề xuất cần bỏ phiếu (chọn, bỏ, đề xuất thêm).
- Cách bỏ phiếu: trực tiếp tại phòng họp, qua đại diện hoặc bằng văn bản.
- Thông tin liên hệ: người phụ trách, email, số điện thoại.
2. Phương thức gửi thư
Để đảm bảo mọi cổ đông nhận được thư, bạn có thể sử dụng các hình thức sau:
- Thư điện tử (Email): nhanh chóng, ghi lại bằng chứng gửi.
- Thư truyền thống (bưu điện): phù hợp với cổ đông không sử dụng email.
- Portal công ty: đăng tải trên trang web hoặc hệ thống quản lý cổ đông.
- Ứng dụng tin nhắn (WhatsApp, LINE): khi được đồng ý của cổ đông.
3. Mẫu thư mời họp cổ đông
Thư mẫu
——————————————-
HỢP ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY XYZ
Ngày: 01/04/2025
Địa chỉ: 123 Đường ABC, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
——————————————-
Thưa Quý cổ đông,
Chúng tôi trân trọng thông báo rằng Đại hội đồng cổ đông lần thứ 2 của công ty sẽ được tổ chức vào:
Ngày: 15/05/2025 (Thứ 4)
Giờ: 09:00 – 12:00
Địa điểm: Phòng họp 3, Tòa nhà ABC, 123 Đường ABC, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Chủ đề chính:
- Phê duyệt báo cáo tài chính năm 2024.
- Chọn lựa Hội đồng quản trị mới.
- Thảo luận về chiến lược phát triển 2025.
Quý cổ đông có thể:
- Tham gia trực tiếp tại phòng họp.
- Gửi đại diện (được ghi nhận bằng văn bản).
- Tham gia ảo qua đường link Zoom (đã được gửi kèm theo thư).
Vui lòng xác nhận tham dự trước ngày 10/05/2025 bằng cách gửi email về địa chỉ hoidoi@xyz.com.
Trân trọng cảm ơn.
——————————————-
Trưởng phòng Đầu tư, Phát triển
Ông Nguyễn Văn A
——————————————-
4. Các bước chuẩn bị thư mời
| Bước | Hoạt động | Thời gian |
|---|---|---|
| 1 | Thu thập thông tin cổ đông và danh sách đề xuất | 1-2 ngày |
| 2 | Soạn thảo nội dung thư mời | 1 ngày |
| 3 | Kiểm tra hợp lệ pháp lý (định dạng, thời hạn gửi) | 0.5 ngày |
| 4 | Gửi thư qua các kênh đã chọn | 1 ngày |
| 5 | Theo dõi phản hồi và xác nhận tham dự | Đến ngày họp |
5. Lưu ý quan trọng
- Thời hạn gửi thư: theo quy định, thư mời phải gửi ít nhất 15 ngày trước ngày họp.
- Bản sao lưu: lưu giữ bản ghi nhận gửi thư (email, thư gửi bưu điện).
- Quyền bỏ phiếu: cổ đông phải nắm rõ cách thức bỏ phiếu để tránh tranh chấp.
- Thông tin cập nhật: nếu có thay đổi về địa điểm hoặc thời gian, hãy thông báo kịp thời.
Với những hướng dẫn trên, bạn đã sẵn sàng viết thư mời cổ đông một cách chính xác và thân thiện. Chúc bạn tổ chức họp thành công và mang lại lợi ích cho công ty!
