Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ chi nhánh
Trong hoạt động kinh doanh, địa chỉ chi nhánh thường phải được cập nhật khi công ty chuyển nhà, mở rộng hoặc điều chỉnh quy mô. Thông báo thay đổi địa chỉ chi nhánh là tài liệu cần thiết để nộp cho Phòng đăng ký kinh doanh (PDKB) và làm cho thông tin công ty được cập nhật chính xác trong hồ sơ.
Nội dung chính
1. Khi nào cần thay đổi địa chỉ chi nhánh?
Quy định tại Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020 cho biết chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện chức năng của công ty. Khi chi nhánh:
- Chuyển địa điểm vì lý do kinh doanh, pháp lý hoặc môi trường.
- Thay đổi tên công ty hoặc loại hình hoạt động (đồng thời cập nhật địa chỉ).
- Đã hết hạn giấy phép tại địa điểm cũ và cần nhận giấy phép mới tại địa điểm mới.
2. Nội dung cần có trong thông báo thay đổi địa chỉ chi nhánh
Thông báo nên bao gồm những phần sau:
- Tên doanh nghiệp và mã số thuế. Đảm bảo chính xác để tránh sai sót.
- Thông tin chi nhánh: tên, mã số thuế, địa chỉ cũ.
- Địa chỉ mới và ngày chuyển giao thực tế.
- Lý do chuyển đổi (ví dụ: mở rộng, thu hẹp quy mô, cải thiện điều kiện làm việc).
- Đánh dấu “Đã nhận được” cho người đại diện, ngày ký.
3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ chi nhánh (định dạng)
Ví dụ thực tế:
**CÔNG TY TNHH ABC**
Mã số thuế: 1234567890
Chi nhánh: Chi nhánh Hà Nội
Địa chỉ cũ: 123 Đường A, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Địa chỉ mới: 456 Đường B, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Ngày chuyển giao: 01/08/2024
Lý do: Mở rộng quy mô hoạt động, đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Người đại diện: Ông Nguyễn Văn C, Giám đốc.
Ngày ký: 15/07/2024
4. Các bước thực hiện sau khi lập thông báo
| Bước | Hoạt động | Thời gian ước tính |
|---|---|---|
| 1 | Chuẩn bị hồ sơ | 1-2 ngày |
| 2 | Gửi thông báo và hồ sơ bổ sung tới PDKB | 1 tuần |
| 3 | Nhận quyết định thay đổi địa chỉ | 2-3 tuần |
| 4 | Cập nhật thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký | 1 tuần |
Ghi chú: Nếu chi nhánh nằm trong khu vực có quy định đặc thù (ví dụ: khu công nghiệp, khu bảo tồn), có thể cần thêm giấy tờ xác nhận từ cơ quan quản lý địa phương.
5. Lưu ý khi làm hồ sơ
- Đảm bảo tất cả dữ liệu chính xác: sai số về mã số thuế hoặc địa chỉ có thể làm trì hoãn thủ tục.
- Ghi rõ ngày chuyển giao thực tế để tránh tranh chấp về thời điểm áp dụng địa chỉ mới.
- Nhận bản sao ký công chứng nếu PDKB yêu cầu.
- Gửi hồ sơ qua đường bưu chính hoặc điện tử theo quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh.
6. Khi thông báo được chấp nhận
Sau khi PDKB ký quyết định, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được cập nhật địa chỉ mới. Hãy lưu giữ bản sao và thông báo cho khách hàng, đối tác để tránh nhầm lẫn.
Như vậy, việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy trình sẽ giúp quá trình chuyển địa chỉ chi nhánh diễn ra suôn sẻ, tránh những rắc rối pháp lý.
