Mẫu nghị quyết đại hội đồng cổ đông

Mẫu Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông (DHDĐ) là cơ quan quyết định cuối cùng trong công ty cổ phần. Mỗi năm, họ họp để xét nghiệm tài chính, định hướng và ra quyết định quan trọng. Kết quả họp thường được ghi lại trong nghị quyết đại hội đồng cổ đông, một văn bản pháp lý có hiệu lực và được lưu trữ trong hồ sơ công ty.

1. Nghị quyết đại hội đồng cổ đông là gì?

Đó là bản ghi lại toàn bộ quyết định đã được cổ đông đồng thuận trong cuộc họp. Nội dung bao gồm:

• Thông tin công ty: tên, địa chỉ, số đăng ký kinh doanh.
• Ngày, giờ, địa điểm họp.
• Danh sách cổ đông tham dự.
• Các vấn đề đề xuất và quyết định.
• Biên bản ghi nhận.

2. Cấu trúc mẫu nghị quyết

Một mẫu nghị quyết thường gồm các phần sau:

1. Tiêu đề: “Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần [Tên công ty]”.
2. Đoạn mở đầu: ghi rõ ngày, giờ, địa điểm họp và số lần tổ chức.
3. Danh sách cổ đông tham dự (đặc biệt ghi số cổ phần họ nắm giữ).
4. Thành phần quyết định: mỗi mục đề xuất, kết quả bỏ phiếu.
5. Phụ lục: bản sao biên bản, phiếu bỏ phiếu, quyết định của hội đồng quản trị.
6. Chữ ký: Chủ tịch hội đồng, các thành viên, và thư ký.

3. Quy trình lập và công bố

Để nghị quyết có hiệu lực, cần tuân theo các bước sau:

• Chuẩn bị đề xuất: Hội đồng quản trị hoặc cổ đông nộp đề xuất trước cuộc họp.
• Thông báo họp: Công bố trong báo chí, website, hoặc gửi thư mời cho cổ đông.
• Họp và bỏ phiếu: Các cổ đông bỏ phiếu, ghi lại biên bản.
• Soạn nghị quyết: Dựa vào biên bản, soạn văn bản theo mẫu.
• Ký và lưu trữ: Chủ tịch ký, ghi nhận trong hồ sơ công ty.
• Thông báo công khai: Đăng tải trên sàn giao dịch, website công ty.

4. Ví dụ thực tế

Ví dụ: Công ty cổ phần ABC họp vào ngày 15/05/2024, quyết định tăng vốn điều lệ từ 10 tỷ VND lên 15 tỷ VND. Nghị quyết ghi rõ:

• Ngày giờ họp: 15/05/2024, 10:00 – 12:00.
• Địa điểm: Tầng 10, Tòa nhà ABC, 123 Đường Lê Lai.
• Danh sách cổ đông: Ông A (2.000 cổ phần), bà B (1.500 cổ phần), …
• Quyết định: Tăng vốn điều lệ, tỷ lệ cổ phần, cách chia cổ tức.
• Chữ ký: Chủ tịch, thư ký, 3 cổ đông đại diện.

5. Bảng thời gian thực hiện

6. Những lưu ý quan trọng

• Đảm bảo đúng thời hạn thông báo theo quy định của pháp luật.
• Biên bản và nghị quyết phải đúng thực tế, không thiếu sót để tránh tranh chấp.
• Hồ sơ cần được lưu trữ an toàn, có thể truy cập khi cần.

Như vậy, mẫu nghị quyết đại hội đồng cổ đông không chỉ là văn bản pháp lý mà còn là công cụ ghi nhận quyết định quan trọng của công ty. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, tuân thủ quy trình giúp công ty hoạt động minh bạch, tránh rủi ro pháp lý.