Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên
Đối với doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn (TNHH), biên bản họp hội đồng thành viên là tài liệu ghi lại nội dung, quyết định và kết quả của cuộc họp. Đó là chứng cứ pháp lý quan trọng khi bạn nộp hồ sơ, kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp.
Nội dung chính
1. Biên bản họp hội đồng thành viên là gì?
Biên bản là bản ghi chú chính thức, được ký bởi chủ tịch hội đồng thành viên và biên tập viên. Nội dung ghi lại:
- Thời gian, địa điểm: Khi và nơi họp diễn ra.
- Danh sách người tham dự: Thành viên, đại diện, người phụ trách.
- Chủ đề họp: Các vấn đề được bàn luận, quyết định.
- Quyết định, đề nghị: Kết quả, quyết định của hội đồng.
- Biên tập viên và người ký: Đảm bảo tính hợp lệ.
2. Khi nào cần lập biên bản?
Biên bản thường được lập khi:
- Hội đồng thành viên quyết định thay đổi điều lệ, mở rộng vốn.
- Phê duyệt báo cáo tài chính, kế hoạch kinh doanh.
- Đánh giá hiệu suất làm việc của ban lãnh đạo.
- Phản hồi các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp.
3. Các thông tin cần có trong biên bản
| Thông tin | Giải thích |
|---|---|
| Ngày giờ họp | Ví dụ: 15/09/2024, 10:00 – 12:00. |
| Địa điểm | Văn phòng công ty hoặc phòng họp. |
| Thành phần tham dự | Liệt kê tên, chức vụ, số điện thoại. |
| Chủ đề và nội dung | Mô tả ngắn gọn từng điểm bàn luận. |
| Quyết định | Chi tiết, có số hiệu quyết định, ngày hiệu lực. |
| Biên tập viên và người ký | Chữ ký, họ tên, chức vụ. |
4. Cách lập biên bản một cách chuẩn bị
- Chuẩn bị mẫu: Bạn có thể dùng mẫu có sẵn hoặc tạo theo định dạng trên.
- Ghi chú trong cuộc họp: Người biên tập ghi lại các điểm chính, không cần ghi từng lời nói.
- Soạn thảo văn bản: Dùng ngôn ngữ rõ ràng, tránh thuật ngữ quá chuyên môn.
- Kiểm tra, chỉnh sửa: Đảm bảo đầy đủ thông tin, không sai sót.
- Ký và lưu trữ: Ký bằng tay hoặc chữ ký điện tử, lưu bản gốc và bản sao.
5. Ví dụ thực tế – Mẫu biên bản
Biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH “ABC”
Ngày 15/09/2024, lúc 10:00 – 12:00, tại văn phòng công ty, chúng tôi, hội đồng thành viên, đã thực hiện cuộc họp với nội dung:
- Phê duyệt báo cáo tài chính năm 2023.
- Quyết định tăng vốn điều lệ từ 100 triệu VNĐ lên 150 triệu VNĐ.
- Chọn bổ nhiệm người phụ trách dự án mới.
Quyết định cuối cùng: Hội đồng đồng ý tăng vốn và bổ nhiệm ông Lê Văn Dũng làm giám đốc dự án.
Biên tập viên: Nguyễn Thị Hằng
Ký: Chủ tịch hội đồng: Trần Văn A
6. Lưu ý khi ký biên bản
- Đảm bảo tất cả thành viên đã ký hoặc có chữ ký xác nhận.
- Biên bản phải được lưu trữ an toàn, có thể truy cập khi cần.
- Trong trường hợp có tranh chấp, biên bản là bằng chứng chính xác.
Với những hướng dẫn trên, bạn có thể lập biên bản họp hội đồng thành viên một cách chuẩn, tránh rắc rối pháp lý và hỗ trợ công việc quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
