Nội dung chính
Mẫu biên bản họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị
Trong công ty cổ phần, việc nắm rõ quy trình và mẫu biên bản họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị là điều quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Dưới đây mình sẽ giải thích từng bước, dùng ví dụ thực tế để bạn dễ hình dung.
1. Khi nào phải tổ chức cuộc họp?
Cuộc họp này thường được yêu cầu:
- Khởi đầu công ty: Khi công ty mới thành lập và cần xác định Chủ tịch Hội đồng.
- Thay đổi nhân sự: Khi Chủ tịch hiện tại hết hạn, rời khỏi công ty hoặc bị bãi nhiệm.
- Quyết định điều chỉnh cấu trúc lãnh đạo: Nếu muốn thay đổi vai trò hoặc bổ sung thành viên mới.
2. Cách lấy thông tin và nội dung cuộc họp
Trước khi tổ chức, bạn cần:
- Thu thập hồ sơ: Tài liệu về đề nghị bầu Chủ tịch, danh sách thành viên, đề xuất quyết định.
- Gửi thông báo: Mời tất cả thành viên Hội đồng và cổ đông có quyền biểu quyết, gửi thông báo bằng thư điện tử hoặc thư chính thức.
- Đặt thời gian, địa điểm: Định rõ ngày giờ, địa điểm hoặc liên kết video họp.
3. Các bước chuẩn bị biên bản
Biên bản là tệp ghi nhận mọi quyết định, bạn cần lưu ý:
- Tiêu đề và số biên bản: Ví dụ: “Biên bản họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị số 02/2025”.
- Thông tin tổ chức: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, ngày giờ họp, địa điểm.
- Danh sách người tham dự: Ghi tên, chức vụ, số hiệu cổ phần.
- Nội dung quyết định: Mô tả quá trình bầu chọn, số phiếu có, không, bỏ, và kết quả cuối cùng.
- Ký tên: Chủ tịch, thư ký, và các thành viên tham dự.
4. Mẫu biên bản mẫu
| Phần | Mô tả |
|---|---|
| Tiêu đề | Biên bản họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị số … |
| Thông tin công ty | Tên, địa chỉ, mã số thuế |
| Ngày giờ, địa điểm | Ngày, giờ, địa điểm (hoặc liên kết video) |
| Danh sách thành viên tham dự | Ghi tên, chức vụ, số cổ phần |
| Quyết định bầu chọn | Chi tiết số phiếu có, không, bỏ và kết quả |
| Ký tên | Chủ tịch, thư ký, thành viên ký tên và đóng dấu |
Ví dụ thực tế: Công ty ABC cổ phần đã tổ chức cuộc họp vào ngày 10/03/2025, nơi Chủ tịch được bầu lại với 90% phiếu có. Biên bản được lập ngay sau cuộc họp, ký tên bởi Chủ tịch, thư ký và 3 thành viên còn lại.
5. Lưu ý khi lập biên bản
- Đúng thời gian: Biên bản phải lập ngay sau cuộc họp, không nên trễ quá 3 ngày.
- Đúng nội dung: Không bỏ sót bất kỳ quyết định nào, tránh gây tranh cãi sau này.
- Định dạng chuẩn: Sử dụng giấy có trụ cứng, font chữ dễ đọc, giữ nguyên bản gốc và sao lưu điện tử.
Như vậy, với những bước trên bạn đã có thể tự tin lập biên bản họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị, đảm bảo mọi quyết định được ghi nhận chính xác và hợp pháp.
