Tổng quan những điều cần biết về chi phí quản lý doanh nghiệp

Tổng quan những điều cần biết về chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong hoạt động hàng ngày, chi phí quản lý doanh nghiệp luôn xuất hiện – từ tiền thuê văn phòng, lương nhân viên, cho tới chi phí điện nước, tài liệu, hay công tác bảo trì. Việc ghi nhận và tính toán đúng đắn những khoản này giúp bạn nộp thuế chính xác, tránh bị phạt, đồng thời giúp doanh nghiệp biết được thực trạng chi tiêu và điều chỉnh kế hoạch tài chính.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Đó là những khoản chi phí không trực tiếp liên quan tới sản xuất hàng hóa nhưng vẫn là phần thiết yếu để duy trì hoạt động kinh doanh: điện, nước, tiền thuê, lương, chi phí văn phòng, chi phí bảo trì, chi phí công tác quản lý, chi phí marketing… Khi tính thu nhập chịu thuế, các khoản này được trừ trước khi tính lợi nhuận.

• Chi phí thường được tính: tiền thuê nhà, tiền điện, tiền nước, lương, bảo hiểm, chi phí hành chính.
• Chi phí không được trừ: chi phí cá nhân, chi phí vi phạm pháp luật.

Những khoản chi phí thường bị bỏ qua

Nhiều doanh nghiệp chỉ chú ý đến chi phí sản xuất, bỏ lỡ các chi phí nhỏ nhưng tích lũy lớn. Đây là những khoản thường bị bỏ qua:

• Chi phí văn bản, in ấn: giấy, bút, máy in, in ấn hồ sơ.
• Chi phí bảo trì thiết bị: sửa chữa máy tính, máy móc, điện thoại.
• Chi phí đào tạo nhân viên: học phí, chi phí tổ chức hội thảo.
• Chi phí vận chuyển nội bộ: xe công ty, nhiên liệu.

Cách tính và ghi sổ chi phí

Việc ghi sổ phải tuân thủ quy định kế toán, ghi nhận đầy đủ, kịp thời. Sau đây là quy trình cơ bản:

1. Thu thập chứng từ: hóa đơn, phiếu chi, biên nhận.
2. Phân loại chi phí: theo mục, theo phòng ban.
3. Ghi sổ kế toán: nhập vào sổ kế toán theo chuẩn mực.
4. Kiểm tra, đối chiếu: so sánh với ngân sách, báo cáo thuế.

Ví dụ thực tế: Công ty ABC

Giả sử công ty ABC có chi phí tiền thuê văn phòng 3 triệu đồng/tháng, lương nhân viên 10 triệu đồng, điện nước 2 triệu đồng, chi phí in ấn 0,5 triệu đồng.

Trong năm, tổng chi phí quản lý: 3 + 10 + 2 + 0,5 = 15,5 triệu đồng/tháng. Nếu doanh thu hàng năm 200 triệu đồng, lợi nhuận trước thuế là 200 – 15,5 = 184,5 triệu đồng. Nếu bỏ qua chi phí in ấn, lợi nhuận sẽ bị ghi nhận 0,5 triệu đồng cao hơn, dẫn tới thuế cao hơn 0,5 triệu đồng.

Những lưu ý khi lập báo cáo thuế

• Ghi nhận đầy đủ: không lược bỏ chi phí hợp lệ.
• Chứng từ hợp lệ: hóa đơn có mã số thuế, phiếu chi hợp lệ.
• Không trừ chi phí cá nhân: chỉ trừ chi phí thực tế của doanh nghiệp.
• Kiểm tra định kỳ: so sánh báo cáo với ngân sách, tài liệu.

Bảng tổng hợp các khoản chi phí quản lý thường gặp

Như vậy, việc ghi nhận và trừ các khoản chi phí quản lý đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị nộp thuế cao hơn, đồng thời cung cấp cái nhìn rõ ràng về chi tiêu và lợi nhuận thực tế. Nếu cần tư vấn thêm, bạn có thể liên hệ với chuyên gia kế toán hoặc luật sư chuyên về thuế để được hỗ trợ chi tiết hơn.