Mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty
Những doanh nghiệp thường xuyên chuyển địa chỉ vì nhiều lý do: mở rộng quy mô, tìm nơi phù hợp hơn, hoặc đơn giản là thay đổi vị trí để thuận tiện hơn cho khách hàng. Khi làm điều này, biên bản họp là tài liệu quan trọng nhất để chứng minh quyết định của công ty đã được thực hiện đúng quy định pháp luật.
Nội dung chính
1. Tại sao biên bản họp lại quan trọng?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, khi công ty muốn thay đổi địa chỉ, quyết định phải được thông qua tại một cuộc họp (cổ đông, hội đồng quản trị hoặc thành viên). Biên bản họp ghi lại toàn bộ quá trình, nội dung quyết định và người ký, giúp cơ quan đăng ký công chứng xác minh tính hợp lệ.
- Điều 6: Quyết định thay đổi địa chỉ phải được thông qua bằng quyết định của cuộc họp.
- Ví dụ thực tế: Công ty TNHH XYZ đã chuyển địa chỉ từ 123 Đường A sang 456 Đường B. Nếu không có biên bản họp, cơ quan đăng ký sẽ từ chối nhận hồ sơ.
Ví dụ thực tế: Khi công ty ABC chuyển địa chỉ, biên bản họp ghi rõ ngày giờ, danh sách cổ đông tham dự và quyết định “Chuyển địa chỉ công ty từ 12/5/2023 đến 15/6/2023”.
2. Nội dung chính của biên bản họp thay đổi địa chỉ
Biên bản phải bao gồm những thông tin sau:
- Thông tin công ty: tên, mã số đăng ký kinh doanh, địa chỉ hiện tại.
- Thông tin địa chỉ mới và lý do chuyển.
- Chi tiết cuộc họp: ngày, giờ, địa điểm, danh sách người tham dự.
- Quyết định: “Thay đổi địa chỉ công ty”, số hiệu quyết định, thời hạn thực hiện.
- Phần ký tên: chữ ký của chủ tịch/đại diện, ghi rõ chữ ký, họ tên, chức vụ.
- Phụ lục: bản sao quyết định, giấy tờ chứng minh địa chỉ mới (đăng ký đất đai, hợp đồng thuê).
3. Thủ tục và thời gian thực hiện
Quá trình thay đổi địa chỉ thường kéo dài từ 1 đến 3 tuần. Dưới đây là bảng tổng quan các bước:
| Bước | Hoạt động | Thời gian ước tính |
|---|---|---|
| 1 | Chuẩn bị tài liệu, thông báo cho cổ đông | 1–2 ngày |
| 2 | Hội họp, ghi biên bản | 1 ngày |
| 3 | Đăng ký thay đổi tại Sở Kế hoạch và Đầu tư | 1–3 tuần |
4. Mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ (đơn giản)
Dưới đây là một mẫu cơ bản mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp:
HỢP ĐỒNG CÔNG TY TNHH XYZ
Ngày 10/05/2023, tại văn phòng công ty, chúng tôi gồm:
- Ông A – Chủ tịch Hội đồng quản trị
- Ông B – Phó chủ tịch
- Ông C – Giám đốc tài chính
Quyết định thay đổi địa chỉ công ty từ 123 Đường A, Quận 1, TP. HCM sang 456 Đường B, Quận 3, TP. HCM. Quyết định có hiệu lực từ ngày 15/06/2023.
Chữ ký:
____________________
Ông A – Chủ tịch
5. Lưu ý khi chuẩn bị biên bản
- Chữ ký phải rõ ràng, tránh ký tay lửng lửng.
- Đảm bảo tất cả thông tin pháp lý (số đăng ký, địa chỉ, ngày giờ) chính xác.
- Không nên bỏ lỡ thông tin về quyết định cụ thể và thời hạn thực hiện.
6. Câu hỏi thường gặp
- Thời hạn ký kết biên bản? Thông thường, biên bản được ký ngay sau cuộc họp, không có thời hạn cố định.
- Liệu cần công chứng? Đối với một số loại công ty, biên bản có thể cần công chứng để được công nhận bởi cơ quan đăng ký.
- Địa chỉ mới phải là đâu? Phải là địa chỉ thực tế, có hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
