Quy trình chuyển cơ quan Bảo hiểm xã hội khi thay đổi địa điểm kinh doanh
Đối với doanh nghiệp chuyển trụ sở, việc chuyển cơ quan BHXH quản lý là bắt buộc để bảo vệ quyền lợi của người lao động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, từng bước, giúp bạn thực hiện nhanh chóng và tránh sai sót.
Nội dung chính
Bước 1: Thông báo và chuẩn bị hồ sơ
Trước khi di chuyển, công ty cần liên hệ với cơ quan BHXH hiện tại (ví dụ: BHXH quận 12) để nhận mẫu hồ sơ cần nộp.
- Hồ sơ bao gồm: Thông báo chuyển trụ sở, bảng kê nhân sự, quyết định chuyển trụ sở, hợp đồng lao động.
- Thời gian chuẩn bị: 3–5 ngày làm việc.
Bước 2: Chấm dứt quan hệ với cơ quan BHXH cũ
Trên BHXH cũ, bạn phải đóng hết các khoản bảo hiểm, chốt sổ bảo hiểm cho từng lao động và nộp bản kê cuối kỳ.
Ví dụ thực tế: Công ty “ABC” đã gửi hồ sơ chấm dứt BHXH quận 12 vào ngày 10/05/2023 và nhận xác nhận nộp thành công vào ngày 15/05/2023.
Bước 3: Đăng ký tham gia BHXH tại địa phương mới
Với cơ quan BHXH mới (ví dụ: BHXH Hà Nội), bạn cần nộp hồ sơ đăng ký tham gia.
- Điền mẫu đăng ký BHXH và BHYT.
- Gửi bản kê nhân sự, quyết định chuyển trụ sở.
- Nhận giấy xác nhận tham gia và số tài khoản BHXH.
Bước 4: Nộp phí bảo hiểm và thực hiện chốt sổ
Sau khi nhận được giấy xác nhận, công ty bắt đầu đóng bảo hiểm theo quy định và chốt sổ bảo hiểm mới.
| Bước | Hoạt động | Thời gian |
|---|---|---|
| 1 | Chuẩn bị hồ sơ | 3–5 ngày |
| 2 | Chấm dứt BHXH cũ | 1–2 ngày |
| 3 | Đăng ký BHXH mới | 2–3 ngày |
| 4 | Đóng bảo hiểm mới | Liên tục |
Điều cần lưu ý
- Không bỏ lỡ thời hạn: Nếu chưa chấm dứt BHXH cũ, người lao động có thể mất quyền lợi.
- Thông tin nhân sự cần cập nhật: Mỗi lần chuyển, cập nhật tên, địa chỉ, số CMND.
- Giám sát hồ sơ: Kiểm tra kỹ các giấy tờ, tránh sai sót gây trễ.
Như vậy, với 4 bước chính và một số lưu ý, bạn sẽ chuyển cơ quan BHXH một cách suôn sẻ, bảo vệ quyền lợi cho nhân viên và tránh rắc rối pháp lý.
