Các chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN

Các chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều khoản chi phí. Khi quyết toán thuế TNDN, không phải mọi chi phí đều được trừ. Bài viết này sẽ giải thích rõ những chi phí được trừ, những chi phí không được trừ, cách ghi nhận và ví dụ thực tế để bạn dễ hình dung.

1. Các khoản chi phí được trừ

Đây là những chi phí mà doanh nghiệp có thể khấu trừ trước khi tính thuế.

• Chi phí sản xuất, kinh doanh: tiền mua vật tư, nguyên liệu, lương, tiền công, chi phí bảo trì, sửa chữa thiết bị, chi phí vận chuyển, lưu trữ.
• Chi phí quản lý và hành chính: tiền thuê văn phòng, chi phí điện, nước, internet, chi phí marketing, chi phí tư vấn, chi phí bảo hiểm (nếu không phải bảo hiểm bắt buộc).
• Chi phí tài chính: lãi vay, chi phí thanh toán nợ, chi phí chuyển tiền.
• Chi phí nghiên cứu và phát triển: chi phí đầu tư vào R&D, phí bảo vệ sáng chế, bản quyền.
• Chi phí đầu tư và thiết bị: chi phí mua máy móc, thiết bị, chi phí lắp đặt, chi phí kiểm tra.
• Chi phí tài sản cố định đã khấu hao: giá trị khấu hao được phép trừ theo quy định.

2. Các khoản chi phí không được trừ

Những chi phí này không được phép trừ khi quyết toán thuế.

• Phí phạt, tiền lãi phạt: tiền phạt hành chính, tiền phạt vi phạm quy định pháp luật.
• Chi phí quảng cáo, khuyến mãi quá mức: nếu chi phí vượt quá 5% tổng doanh thu (hoặc 5% doanh thu + 5% chi phí bán hàng, tùy từng ngành).
• Chi phí tài trợ, quà tặng, chi phí tham gia hội chợ, triển lãm, sự kiện: nếu không có mục đích kinh doanh rõ ràng.
• Chi phí đầu tư vào bất động sản, tài sản không liên quan đến kinh doanh.
• Chi phí bảo hiểm bắt buộc: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

3. Cách ghi nhận và chứng minh chi phí

1. Ghi nhận trong sổ kế toán: Mỗi chi phí cần được ghi sổ đúng thời điểm phát sinh, phân loại theo mục tiêu tài chính.
2. Thu thập chứng từ hợp lệ: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng, biên bản giao nhận.
3. Kiểm tra hợp lệ: Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin, số hiệu, ngày, chữ ký, dấu của nhà cung cấp.
4. Bảo quản chứng từ: Bảo quản tối thiểu 5 năm, lưu trữ điện tử hoặc giấy theo quy định.
5. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán: Tập hợp bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, phiếu chi, biên bản quyết toán.

4. Ví dụ thực tế

Ví dụ: Công ty TNHH “X” sản xuất bánh kẹo. Trong năm 2023, công ty chi 10 000 triệu đồng mua nguyên liệu, 2 000 triệu đồng trả lương cho nhân viên, 500 triệu đồng chi phí bảo trì máy móc, và 300 triệu đồng chi phí quảng cáo. Trong khi đó, công ty còn phải trả 200 triệu đồng phạt vì vi phạm quy định bảo vệ môi trường.

Đối với quyết toán thuế TNDN, công ty có thể trừ toàn bộ 12 800 triệu đồng chi phí hợp lệ (nguyên liệu, lương, bảo trì, quảng cáo). Phí phạt 200 triệu đồng không được trừ.

5. Thời gian và quy trình quyết toán

Như vậy, việc hiểu rõ những chi phí được trừ và cách ghi nhận sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tránh bị phạt và tận dụng tối đa cơ hội khấu trừ khi quyết toán thuế TNDN.