Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho nhân viên thời vụ

Nhân viên thời vụ là người được thuê để làm việc trong một khoảng thời gian ngắn, thường là vài ngày, vài tuần hoặc vài tháng. Nếu doanh nghiệp thuê họ, có phải phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không? Dưới đây mình sẽ giải thích rõ ràng, dễ hiểu.

Nội dung chính

1. Khi nào phải quyết toán thuế TNCN cho nhân viên thời vụ?

Quyết toán thuế TNCN là nghĩa vụ của người sử dụng lao động (doanh nghiệp) đối với mọi nhân viên mà họ trả lương. Điều này bao gồm cả nhân viên thời vụ. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt:

Nhân viên thực hiện công việc theo hợp đồng lao động (đã ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng công việc) – đây là trường hợp phổ biến nhất.
Nhân viên làm việc theo hợp đồng dịch vụ, mà doanh nghiệp vẫn phải trả tiền lương và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội – doanh nghiệp vẫn được coi là người sử dụng lao động.
Nhân viên làm việc mà không có hợp đồng lao động và doanh nghiệp không trả lương – điều này thường là công việc tự do, không phải là nhân viên thời vụ trong luật thuế.

Vậy nếu bạn thuê một công nhân thời vụ cho một dự án ngắn, và họ nhận lương, bạn cần phải:

Thực hiện khấu trừ thuế TNCN hàng tháng.
Quyết toán thuế TNCN vào cuối năm (từ 1 đến 30/12).

2. Cách tính thuế TNCN cho nhân viên thời vụ

Quy trình tính thuế TNCN rất giống với nhân viên chính thức. Dưới đây là các bước cơ bản:

Xác định thu nhập chịu thuế – lương, tiền phụ cấp, thưởng, phụ cấp đặc biệt, trừ khi đã được miễn.
Đưa vào biểu thuế – tính theo biểu thuế TNCN hiện hành (đơn thuế, suất 5%).
Đưa vào trích khấu trừ – khấu trừ gia cảnh, chi phí bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp (nếu có).
Khấu trừ thuế TNCN – khấu trừ ngay vào thời điểm chấm công.

Giai đoạn	Hoạt động	Thời gian thực hiện
1	Thu thập hợp đồng lao động và bảng lương	Ngay khi ký hợp đồng
2	Khấu trừ thuế TNCN hàng tháng	Quý 1 – Quý 4
3	Quyết toán thuế TNCN cuối năm	Ngày 30/12

Để minh họa, mình chia sẻ một ví dụ thực tế:

Ví dụ thực tế: Công ty “ABC” thuê 3 nhân viên thời vụ trong tháng 3–5 năm 2024. Mỗi nhân viên nhận lương 8 000 000 đ/điểm. Công ty đã khấu trừ thuế TNCN 5% ngay khi chấm công. Vào cuối năm, công ty nộp quyết toán thuế TNCN cho từng nhân viên, đồng thời hoàn trả phần thuế đã khấu trừ quá mức nếu có.

3. Các lưu ý khi quyết toán thuế TNCN cho nhân viên thời vụ

Hợp đồng hợp lệ – Đảm bảo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ được ký hợp pháp, ghi rõ thời gian, lương, điều kiện làm việc.
Thời hạn quyết toán – Nộp quyết toán vào cuối năm, tránh trễ hạn để tránh phạt.
Thông tin cá nhân chính xác – Số CMND/CCCD, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng cần được cập nhật đầy đủ.
Khấu trừ gia cảnh – Nếu nhân viên có gia cảnh, bạn cần khấu trừ đúng số tiền theo quy định.
Chú ý các khoản phụ cấp miễn thuế – Phụ cấp đi lại, ăn uống, đặc biệt nếu đã được miễn theo quy định.
Giữ hồ sơ kèm theo – Bảng lương, biên bản chấm công, hợp đồng, phiếu thu, phiếu chi – cần lưu trữ ít nhất 5 năm.

4. Khi nào không cần quyết toán thuế TNCN?

Trường hợp nhân viên thời vụ không có hợp đồng lao động và không được trả lương (điều làm việc theo thỏa thuận cá nhân, như làm việc freelance), thì họ sẽ tự chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế. Doanh nghiệp chỉ cần nhận hồ sơ thuế từ nhân viên nếu cần.

5. Tóm tắt nhanh

Để quyết toán thuế TNCN cho nhân viên thời vụ:

Kiểm tra hợp đồng và lương.
Khấu trừ thuế TNCN hàng tháng.
Quyết toán vào cuối năm (đến 30/12).
Gửi hồ sơ nộp thuế cho cơ quan thuế.
Giữ hồ sơ tại doanh nghiệp.

Đó là toàn bộ quy trình và những lưu ý quan trọng nhất. Nếu bạn có thắc mắc cụ thể hơn, hãy trao đổi trực tiếp với chuyên gia thuế để được tư vấn chi tiết và chính xác.