Hướng dẫn thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Trong mọi giao dịch kinh doanh hay hợp đồng, người đại diện theo pháp luật đóng vai trò quan trọng. Khi cần thay đổi người này, bạn sẽ phải thực hiện một vài bước đơn giản. Dưới đây mình sẽ giải thích từng bước, cách chuẩn bị hồ sơ và những lưu ý cần biết.

Nội dung chính

1. Khi nào cần thay đổi đại diện?

Thay đổi đại diện thường xảy ra khi:

Người đại diện hiện tại nghỉ việc, mất chức vụ hoặc không còn quyền hạn.
Do thay đổi cấu trúc tổ chức (tăng vốn, sáp nhập, chia cắt).
Đại diện bị mất khả năng thực hiện công việc (bị bệnh, tử vong, mất giấy tờ tùy thân).

Ví dụ thực tế: Cửa hàng “Quán cà phê Lúa” có ông Trần làm đại diện. Khi ông Trần nghỉ việc, chủ cửa hàng cần thay ông Vũ làm đại diện mới để tiếp tục ký hợp đồng thuê mặt bằng.

2. Các bước thực hiện thủ tục

Chuẩn bị hồ sơ
- Đơn đề nghị thay đổi đại diện (định dạng mẫu có thể tải từ website Cục Đăng ký kinh doanh).
- Giấy quyết định của hội đồng quản trị hoặc công ty cổ phần (nếu là doanh nghiệp).
- Giấy tờ tùy thân của người mới đại diện (CMND/CCCD, hộ chiếu).
- Biên bản họp hoặc quyết định thay đổi (đối với công ty có ban lãnh đạo).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hiện hành.
Nộp hồ sơ tại Cục Đăng ký kinh doanh hoặc phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố nơi công ty đăng ký.
Đợi xử lý – Thời gian xử lý thường từ 3–5 ngày làm việc. Nếu có yêu cầu bổ sung, nhân viên đăng ký sẽ liên hệ.
Nhận quyết định – Khi hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được quyết định thay đổi đại diện.
Ghi chú vào hồ sơ công ty – Cập nhật thông tin đại diện mới vào sổ ký gửi, sổ đăng ký kinh doanh và các tài liệu pháp lý khác.

Bước	Hoạt động	Thời gian
1	Chuẩn bị hồ sơ	1–2 ngày làm việc
2	Gửi hồ sơ cho Cục Đăng ký	ngay lập tức
3	Xử lý hồ sơ	3–5 ngày làm việc
4	Nhận quyết định	ngay khi chấp thuận
5	Ghi nhận lại hồ sơ công ty	ngay lập tức

3. Những lưu ý quan trọng

Giấy tờ tùy thân hợp lệ – CMND/CCCD phải còn hiệu lực, không bị mất hoặc hết hạn.
Quyết định thay đổi – Phải được ký tên đầy đủ và có dấu ấn của cơ quan chức năng (đối với công ty).
**Không cần duyệt phê duyệt** từ Cục Đăng ký khi thay đổi đại diện cá nhân của doanh nghiệp nhỏ, nhưng vẫn cần nộp hồ sơ đầy đủ.
**Cập nhật thông tin công khai** – Sau khi nhận quyết định, bạn nên cập nhật thông tin trên website của Cục Đăng ký và các sổ ký gửi để tránh rắc rối khi làm thủ tục tiếp theo.

Ví dụ thực tế: Cửa hàng “Shop X” thay đổi đại diện từ cô Hương sang anh Nam. Sau khi nộp hồ sơ, Cục Đăng ký nhanh chóng xử lý và gửi quyết định. Anh Nam nhận được quyết định trong vòng 4 ngày, sau đó cập nhật thông tin vào sổ ký gửi và tiếp tục ký hợp đồng với nhà cung cấp.

4. Khi gặp khó khăn, bạn nên làm gì?

Nếu bạn cảm thấy thủ tục phức tạp hoặc cần tư vấn thêm, hãy liên hệ với một luật sư chuyên lĩnh vực doanh nghiệp. Đừng ngại hỏi – việc giải đáp thắc mắc sẽ giúp bạn tránh được những sai sót gây mất thời gian và tiền bạc.

Chúc bạn thành công trong việc thay đổi đại diện và tiếp tục phát triển doanh nghiệp của mình!