Quy trình, thủ tục công bố hợp chuẩn

Để bán hàng trên thị trường Việt Nam, nhiều mặt hàng cần được công bố hợp chuẩn. Bạn có thể nghĩ đây là một “điểm kiểm tra” của nhà nước, cho phép sản phẩm của bạn được bán với đầy đủ giấy tờ pháp lý. Dưới đây mình sẽ giải thích cách làm, từ bước chuẩn bị hồ sơ cho tới khi nhận được số hiệu công bố.

Nội dung chính

1. Công bố hợp chuẩn là gì?

“Công bố hợp chuẩn” là thủ tục đăng ký một sản phẩm đã được kiểm tra và chứng nhận đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn, môi trường quy định. Khi sản phẩm được công bố, nhà sản xuất, nhập khẩu hay nhà phân phối được phép bán, quảng cáo và sử dụng nhãn mác “Hợp chuẩn” trên bao bì.

Đối tượng: Sản phẩm điện, điện tử, thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế, vật liệu xây dựng… những mặt hàng mà pháp luật yêu cầu kiểm định.
Thời gian giải quyết: Thông thường từ 10–30 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại sản phẩm và độ phức tạp của hồ sơ.
Người chịu trách nhiệm: Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện pháp luật, người có trách nhiệm kiểm soát chất lượng, bảo đảm thông tin trong hồ sơ chính xác.

Ví dụ thực tế: Công ty “LED Star” sản xuất bóng đèn LED muốn bán ở thị trường nội địa. Trước khi đặt hàng hàng, họ cần kiểm định và công bố hợp chuẩn. Sau khi nhận được số hiệu công bố, họ mới được phép in nhãn “Hợp chuẩn” trên bao bì và bán tại siêu thị.

2. Các bước thực hiện công bố hợp chuẩn

Xác định yêu cầu: Kiểm tra danh sách các mặt hàng cần công bố theo quy định của Bộ Công Thương hoặc ngành liên quan.
Kiểm định và chứng nhận: Gửi mẫu sản phẩm tới cơ sở kiểm định được cấp phép để lấy điểm kiểm định và chứng nhận hợp chuẩn.
Chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ gồm:
- Giấy chứng nhận hợp chuẩn
- Báo cáo kiểm định
- Tài liệu kỹ thuật, thông số sản phẩm
- Thông tin nhà sản xuất, địa chỉ, mã số thuế
- Mẫu sản phẩm (nếu cần)
Nộp đơn đăng ký: Gửi hồ sơ tới Bộ Công Thương hoặc cơ quan đại diện, kèm theo lệ phí đăng ký (nếu có).
Kiểm tra hồ sơ: Cơ quan sẽ xem xét, có thể yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi.
Nhận số hiệu công bố: Khi hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được điểm công bố hợp chuẩn (mã số, ngày công bố).
In nhãn và sử dụng: Bắt đầu in nhãn “Hợp chuẩn” trên bao bì và tiến hành bán.

Ví dụ thực tế: Một công ty mỹ phẩm muốn nhập khẩu sản phẩm dưỡng da. Họ nộp hồ sơ kiểm định tại Trung tâm kiểm định mỹ phẩm, nhận được chứng nhận, rồi nộp đầy đủ hồ sơ tới Bộ Công Thương. Sau 15 ngày, họ nhận được số hiệu công bố và có thể bán sản phẩm tại các cửa hàng.

3. Hồ sơ đăng ký công bố hợp chuẩn

Để tránh sai sót, hãy chuẩn bị hồ sơ theo mẫu dưới đây:

Hạng mục	Chi tiết
1	Giấy chứng nhận hợp chuẩn (được cơ sở kiểm định cấp)
2	Báo cáo kiểm định (đánh giá các tiêu chuẩn)
3	Tài liệu kỹ thuật, thông số kỹ thuật
4	Thông tin doanh nghiệp: tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện
5	Hình ảnh, mô tả sản phẩm (nếu cần)
6	Giấy khai báo, cam kết đầy đủ thông tin

4. Trách nhiệm và nghĩa vụ của người công bố

Đảm bảo tính chính xác: Mọi thông tin trong hồ sơ phải thực tế, không được thay đổi sau khi công bố mà chưa được cập nhật.
Giữ hồ sơ: Bảo quản hồ sơ, chứng từ liên quan trong ít nhất 5 năm.
Thông báo thay đổi: Nếu có sự thay đổi về công nghệ, quy trình sản xuất, cần thông báo kịp thời cho cơ quan quản lý.
Tuân thủ quy định: Tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường, an toàn thực phẩm, an toàn điện…

5. Mẫu bản công bố hợp chuẩn (đơn giản)

Đơn đăng ký công bố hợp chuẩn

1. Tên doanh nghiệp: _________________________

2. Mã số thuế: ______________________________

3. Địa chỉ: __________________________________

4. Sản phẩm: _________________________________

5. Đơn vị kiểm định: _________________________

6. Số hiệu chứng nhận: ______________________

7. Ngày cấp: ________________________________

8. Số hiệu công bố: __________________________

9. Ngày công bố: _____________________________

Đây là một mẫu tham khảo, bạn có thể điều chỉnh tùy theo yêu cầu cụ thể của từng ngành.

6. Khi nào bạn cần công bố hợp chuẩn?

Đừng chờ tới khi bị xử phạt. Dưới đây là một số tình huống thường gặp:

Nhập khẩu hoặc bán lẻ sản phẩm điện, điện tử.
Phân phối thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm.
Thiết bị y tế, thiết bị công nghiệp.
Vật liệu xây dựng, đồ gỗ, sơn.

Nhớ kiểm tra danh sách yêu cầu cụ thể tại website của Bộ Công Thương hoặc các cơ quan liên quan.

7. Thời gian và phí

Thời gian	Chi tiết
1	Kiểm định sản phẩm: 5–10 ngày làm việc
2	Chuẩn bị hồ sơ: 1–3 ngày
3	Đăng ký và xét duyệt: 10–20 ngày làm việc
4	Tổng thời gian: 20–40 ngày làm việc